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Réglages de l'horaire : Général

Pour configurer les informations concernant votre organisation, la disposition du Calendrier, les notifications et les automatisations, dans le Menu principal de GEM-CAR 2021, rendez-vous à Horaire > Réglages et sélectionnez Général.

Organisation

Sous Organisation, suivez les directives ci-dessous pour configurer les informations concernant votre compagnie.

  • Numéro : Ce champ n'est pas modifiable et contient votre numéro d'organisation qui a été configuré dans les paramètres de GEM-CAR 2021.
  • Nom : Entrez le nom de votre organisation. Étant public, GEM-CAR l'utilisera pour fournir vos coordonnées dans les SMS, les courriels, les réservations numériques, etc.
  • Numéro de téléphone : Entrez le numéro de téléphone de votre organisation. Étant public, GEM-CAR l'utilisera pour fournir vos coordonnées dans les SMS, les courriels, les réservations numériques, etc.
  • Courriel de : Entrez l'adresse courriel de votre organisation. Étant publique, GEM-CAR l'utilisera pour fournir vos coordonnées dans les SMS, les courriels, les réservations numériques, etc.
  • Langue par défaut : Sélectionnez la langue utilisée par votre organisation. Lorsqu'une fonctionnalité de GEM-CAR ne dépend pas de la langue des clients, cette langue par défaut sera utilisée.

Calendrier

Sous Calendrier, suivez les directives ci-dessous pour configurer la disposition du Calendrier.

  • Heure de début : Sélectionnez l'heure à laquelle la grille du Calendrier commence.
  • Heure de fin : Sélectionnez l'heure à laquelle la grille du Calendrier se termine.
  • Intervalle minimum (minutes) : Entrez l'intervalle de temps minimum en minutes pour les plages horaires du Calendrier. Par exemple, si la valeur est de 15, la durée minimum des rendez-vous correspondra à une plage horaire de 15 minutes. Nous vous recommandons de paramétrer cette valeur à 15, 30 ou 60.
  • Groupe de dates en premier : Pour les affichages du Calendrier, activez cette option pour grouper les colonnes de ressource par dates. Les dates seront alors affichées au-dessus des groupes. Autrement, désactivez-la si vous ne voulez pas grouper les ressources par dates et afficher les dates au-dessus de chaque colonne de ressource.
  • Ressource non assignée visible : Pour les affichages du Calendrier, activez cette option pour ajouter une colonne pour les rendez-vous qui ne sont pas assignés à des ressources.

Notifications automatiques

Sous Notifications automatiques, suivez les directives ci-dessous pour configurer la manière dont les clients sont automatiquement notifiés lorsque vous posez certaines actions dans GEM-CAR.

Délai de rappel et réponse par SMS

  • Délai de rappel (heures) : Entrez le nombre d'heures avant l'envoi des rappels automatiques pour les rendez-vous.
  • Tél. de redirection SMS : Entrez le numéro de téléphone auquel vous souhaitez recevoir les réponses par SMS. Répondre aux clients en utilisant ce même numéro de téléphone le rendra visible à ces derniers. Par conséquent, n'utilisez pas votre numéro de téléphone personnel si vous souhaitez le garder privé. Utilisez plutôt la fonction d'envoi de SMS intégrée de GEM-CAR.
  • Courriel de redirection SMS : Entrez l'adresse de courriel à laquelle vous souhaitez recevoir les réponses par SMS. Ne répondez pas en utilisant cette adresse courriel parce que vos clients ne recevront pas les réponses. Utilisez plutôt la fonction d'envoi de SMS intégrée de GEM-CAR.

Configurer les notifications automatiques

Vous trouverez ci-dessous la liste des évènements pour lesquels vous pouvez configurer et envoyer des notifications automatiques et quand elles sont envoyées. Pour envoyer des notifications automatiques pour ces évènements, activez les interrupteurs SMS et Courriel.

  • Confirmations : Ces notifications automatiques sont envoyées lors de la création des rendez-vous dans le Calendrier.
  • Rappels : Ces notifications automatiques sont envoyées quelques heures ou jours avant les rendez-vous selon la valeur dans le champ Délais de rappel (heures).
  • Travaux terminés : Ces notifications automatiques sont envoyées lorsque vous effectuez un clic droit sur des rendez-vous dans le Calendriez et sélectionnez Travail terminé dans le menu contextuel.
  • Bons de travail terminés : Ces notifications automatiques sont envoyées lorsque vous effectuez un clic droit sur des rendez-vous dans le Calendriez et sélectionnez Bon de travail terminé dans le menu contextuel. Elles peuvent également être envoyées si vous appliquez le statut Travail terminé à tous les travaux, car ceci applique également le statut Bon de travail terminé aux bons de travail.

Vous ne pouvez pas envoyer des notifications automatiques par SMS et par Courriel simultanément pour un même évènement. Si les deux interrupteurs sont activés pour un même évènement, GEM-CAR enverra les notifications par SMS ou par Courriel selon les préférences configurées pour les clients. Autrement, pour désactiver les notifications automatiques, désactivez les deux interrupteurs.  

Rendez-vous

Sous Rendez-vous vous pouvez configurer quelles icônes de statut sont visibles sur les vignettes des rendez-vous.

Pour afficher ou masquer des icônes de statut, activez ou désactivez les interrupteurs ci-dessous.

  • Icône de confirmation visible
  • Icône de client arrivé visible
  • Icône de travail en attente visible
  • Icône de travail commencé visible
  • Icône de travail terminé visible
  • Icône de bon de travail terminé visible

Automatisations

Sous Automatisations, vous pouvez configurer des actions automatiques. Pour ce faire, pour chacun des évènements ci-dessous, sélectionnez une catégorie ou un marqueur de temps.

  • Confirmation
  • Client arrivé
  • Travail en attente
  • Travail commencé
  • Travail terminé
  • Bon de travail terminé

Vous pouvez associer simultanément une catégorie et un marqueur de temps à un évènement.

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