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Tutoriel : Mesurer la performance des techniciens

Pour mesurer la performance des techniciens, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Configurez les baies de travail pour les associer aux techniciens.
  2. Si les techniciens n'utilisent pas l'Horodateur, assignez les travaux aux techniciens et entrez les temps requis et réels dans le Point de vente.
  3. Générez le Rapport de performance par baie / technicien.
  4. Générez le Rapport du Point de travail.

Avec ces rapports sous la main, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour évaluer la performance des techniciens. Veuillez noter que les données que GEM-CAR utilise pour générer les statistiques sont disponibles 24 heures après la fin de journée. Ceci est à prendre en considération lors de la génération des rapports afin que les statistiques soient les plus précises possibles. Les statistiques seront également beaucoup plus précises si vous utilisez le module d'Horodateur.

Interpréter les rapports de performance des techniciens

Après avoir généré les rapports de performance des techniciens, vous êtes maintenant prêts à les interpréter en considérant les définitions des unités de mesure et des ratios détaillées ci-dessous.

Unités de mesure des rapports de performance des techniciens

  • Temp réel: Le temps que les techniciens passent sur des travaux qui génèrent des revenus. Il inclut les retours et les véhicules de compagnie s'ils sont poinçonnés sur des bons de travail.
  • Temps coutant: Le temps que les techniciens passent sur des travaux qui ne génèrent pas de revenus. Il inclut les retours et les véhicules de compagnie s'ils sont poinçonnés comme des travaux internes.
  • Temps planifié: Le temps total des techniciens pour une journée de travail. Il est égal au temps réel plus le temps coutant.
  • Temps vendu: Le temps que les techniciens passent sur des travaux pour lesquels les clients sont facturés.

Ratios de mesure des rapports de performance des techniciens

  • Productivité: Ce ratio mesure les travaux générateurs de revenus par rapport au total du temps total travaillé. Il est égal au temps réel divisé par le temps planifié et mesure la quantité de travail générant des revenus.
  • Efficacité: Ce ratio mesure le temps vendu aux clients par rapport aux travaux générateurs de revenus. Il est égal au temps vendu divisé par le temps réel et mesure la quantité de travail générant des revenus qui a été vendue. C'est un indicateur de rapidité du travail.
  • Compétence: Ce ratio mesure le temps vendu aux clients par rapport au temps total travaillé. Il est égal au temps vendu divisé par le temps disponible et mesure la quantité de travail effectuée par les techniciens qui a été vendue.

Calcul des statistiques pour la performance des techniciens

Nombre de jours travaillés

Avec l'Horodateur

Le nombre de jours travaillés est calculé en fonction du nombre d'heures poinçonnées dans l'horodateur par les techniciens.

Sans l'Horodateur

Le nombre de jours travaillés est calculé en fonction du nombre de jours pour lesquels les techniciens ont participé à des travaux sur des factures, et ce peu importe le nombre d’heures facturées.

Temps payé

Avec l'Horodateur

Le temps payé est calculé en fonction du nombre d'heures poinçonnées dans l'horodateur par les techniciens.

Sans l'Horodateur

Pour simplifier la gestion, GEM-CAR considère que les techniciens ont travaillé 8 heures par jour dès qu'ils se présentent au travail. Le temps payé est donc équivalentes au nombre de jours travaillés multipliés par 8 heures.

Temps facturé

Selon le tarif horaire

GEM-CAR calcule le total des ventes de main-d'œuvre et le divise par le tarif horaire des techniciens et par le nombre de factures. 90 % des acteurs de l'industrie calculent le nombre d'heures facturées de cette façon.

Selon la quantité

GEM-CAR multiplie les quantités vendues par le temps planifié configuré pour chaque item d'inventaire de main-d'œuvre. Par exemple, 4 changements de pneus ayant tous des temps planifiés de 15 minutes sur une facture correspondent à 1 heure facturée.

Temps planifié

Le temps planifié correspond au total des heures planifiées dans le Calendrier. Par défaut, le temps planifié est égal aux heures facturées. Vous pouvez modifier ces données directement dans le Point de ventes au besoin. Pour ce faire, sélectionnez les travaux sur les estimations et modifiez la durée planifiée dans le champ. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur les travaux dans le Calendrier.

Temps réel

Le temps réel correspond à la somme des heures réelles configurées pour les items d'inventaire de main-d'œuvre. Par défaut, il est égal au temps planifié.

Taux de facturation

Le taux de facturation correspond au temps facturé divisé par les heures payées. À titre indicatif, de 50 % à 60 % suffisent pour couvrir les frais fixes tandis que les ateliers performants atteignent généralement 70 %. En ce qui concerne les concessionnaires, ils dépassent généralement 80 %.

Moyenne par facture

La moyenne par facture correspond à la moyenne du nombre d'heures facturées pour chaque facture. Elle devrait idéalement dépasser 1,3.

Prix coutant

GEM-CAR calcule le prix coutant en multipliant le temps réel par le prix coutant des baies des techniciens, le tout divisé par le taux horaire des techniciens.

Prix vendant

GEM-CAR calcule le vendant en additionnant les quantités entrées dans le Point de ventes multipliées par le prix vendant unitaire des travaux.

Marge de profit

GEM-CAR calcule la marge de profit de la manière suivante. Il soustrait d'abord le prix coutant du prix vendant pour calculer le profit. Ensuite, il divise le profit par le prix vendant.

Calculs relatifs au tarif théorique

Vous trouverez ci-dessous trois formules utilisées par GEM-CAR pour les calculs relatifs au tarif théorique.

  • [Tarif horaire réel] = [Ventes prévues] * [Taux horaire] / 100

  • [Ventes prévues] = [Sommes des ventes] / Somme([Temps requis]) / [Nombres factures] * 100

  • [Sommes des ventes] = Somme([Ventes main d'oeuvre]) / [taux horaire] / [Nombres factures]

Recommandations pour obtenir des statistiques précises sur la performance des techniciens

Utilisez le Calendrier de GEM-CAR

GEM-CAR peut collecter des statistiques depuis le Calendrier et l'Horodateur pour générer le Rapport de performance par baie de travail / technicien. De fait, vous devriez utiliser ces modules et sélectionner l'option Avec punch lors de la génération du rapport, car cette méthode génère les statistiques les plus précises. Voir Rapport de performance par baie / technicien. pour de plus amples informations. Si ceci est impossible pour vous, activez l'Option 50 - Planifier les rendez-vous sans heure pour le poinçon pour transférer les bons de travail et les travaux aux techniciens en les numérisant.

Évitez d'assigner les travaux aux mauvaises baies de travail

Si vous n'utilisez pas l'Horodateur et que les commis assignent les travaux aux mauvaises baies de travail, les données de performance des techniciens seront faussées. Ceci peut se produire si la baie de travail par défaut est assignée à un technicien et qu'ils oublient de l'assigner au bon technicien. Pour éviter cette situation, nous vous suggérons de ne pas affecter un technicien à votre baie de travail par défaut et de bloquer la facturation pour cette baie. Voir Gestion des baies de travail et des techniciens pour de plus amples informations concernant la configuration des baies.

Configurez les prix coutants pour chaque baie de travail

Pour générer les statistiques, vous devez configurer les prix coutants pour chaque baie de travail. Les prix coutants devraient idéalement correspondre aux salaires des techniciens plus une marge de 20 à 25 %. Voir Gestion des baies de travail et des techniciens pour de plus amples informations concernant la configuration des baies.

Fermez les factures et effectuez les procédures de fin de journée

Si vous n'utilisez pas l'Horodateur, GEM-CAR collectera les statistiques à partir des factures fermées une fois les fins de journée complétées. Par conséquent, n'oubliez pas de fermer les factures et d'effectuer les procédures de fin de journée.

Évitez les longs travaux non fermés

Si vous n'utilisez pas l'Horodateur, GEM-CAR ne collecte des statistiques que lors de la fermeture de facture, de journées et de mois. Étant donné que les travaux qui nécessitent plusieurs jours ne compteront que pour une seule journée, évitez les long travaux planifiés sur plusieurs jours. Comme alternative, créez des ensembles de travaux que vous pouvez planifier et replanifier et produisez des factures différentes que vous fermerez chaque jour. Ceci est également une bonne pratique pour optimiser vos flux de trésorerie. Voir Gestion des ensembles et Étapes de travail pour de plus amples informations concernant la configuration des ensembles et les étapes de travail.

Assurez-vous que les techniciens ferment leur journée dans l'Horodateur

Si vous utilisez l'Horodateur, les statistiques concernant les techniciens sont collectées après qu'ils aient fermé leurs journées. Par conséquent, assurez-vous qu'ils sélectionnent le bouton Arrêt quand ils terminent leurs quarts de travail.

Validez les feuilles de temps des techniciens

Les feuilles de temps incorrectes affectent les statistiques concernant les techniciens, plus particulièrement si vous n'utilisez pas l'Horodateur. Par conséquent, validez leurs feuilles de temps avant d'effectuer les procédures de fin de journée.

Groupez les travaux dans des catégories de rendez-vous

Le rapport de performance ignore tout item d'inventaire qui n’est pas contenu dans des catégories de rendez-vous. Par conséquent, sélectionnez le Type de catégorie RENDEZ-VOUS pour les catégories qui incluent de la main-d'oeuvre. Voir Gestion de l'inventaire : Gestion des catégories pour de plus amples informations concernant la gestion des catégories.

Utilisez un taux horaire moyen pour le Rapport de performance par baie de travail / technicien

Si vous utilisez plusieurs taux horaires pour différents types de travaux, utilisez un taux horaire moyen pour le rapport de performance.

Retours et rappels

Pour les retours et les rappels, créez d'abord une copie de la facture d'origine et assignez-la au même technicien qui avait effectué les travaux, mais avec des quantités négatives pour annuler la facture d'origine. Créez ensuite une nouvelle copie de la facture avec des quantités positives et assignez-la au technicien qui a refait les travaux.

Garantie

Pour les garanties, créez une facture et assignez-la au technicien qui effectue les travaux. Ensuite, créez une copie de la facture et assignez-la au même technicien, mais avec des quantités négatives.

Changements de salaires

GEM-CAR utilise le salaire des techniciens quand vous générez le Rapport de performance. Alors, si ce salaire a changé pendant la période, vous devez vous attendre à des statistiquement légèrement imprécises.

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