Gestion de l’inventaire

Gestion des catégories

GEM-CAR utilise des catégories pour classifier les items d’inventaire. Ces catégories peuvent s’avérer utiles pour appliquer des tris ou pour des raisons comptables. Par exemple, vous pouvez créer des catégories pour des travaux, des produits dans l’inventaire, des dépôts ou des remboursements. Suivez les instructions dans les sous-sections ci-dessous pour créer, modifier et supprimer des catégories.

Fenêtre Gestion des catégories

Les catégories sont gérées à partir de la fenêtre Maintenance des catégories. Pour ouvrir cette fenêtre, à partir du Menu principal de GEM-CAR, rendez-vous à Inventaire > Maintenance des catégories.

Vous pouvez également ouvrir la fenêtre Gestion des catégories à partir du Point de ventes. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous.

Dans le Point de ventes, sélectionnez le bouton loupe à côté du champ correspondant à la colonne No Item pour accéder à la fenêtre Gestion des codes de produits / jobs
Sélectionnez le bouton loupe à côté du champ Catégorie.

Créer de nouvelles catégories

Pour créer de nouvelles catégories, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des catégories, sélectionnez le bouton +.
Entrez un numéro dans le champ Catégorie.
Sélectionnez un type de catégorie à l’aide du menu déroulant Type Catégorie.
Entrer une description dans le champ Description.
Si vous utilisez un pont comptable, assignez des comptes GL à la catégorie à l’aide des champs No GL Vente et No GL Achats.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Modifier des catégories

Pour modifier des catégories, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des catégories, sélectionnez une catégorie sur la liste.
Modifiez les informations dans les champs de configuration.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Supprimer des catégories

Pour supprimer des catégories, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des catégories, sélectionnez une catégorie sur la liste.
Sélectionnez le bouton -.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Types de catégories

Vous pouvez créer jusqu'à 999 catégories avec des noms et des descriptions personnalisées. Selon le type de catégorie configuré, GEM-CAR 14 effectue différentes actions.

Pièces : Ce type de catégorie contient des pièces qui s'affichent dans la colonne "PIÈCES" sur les estimations et les factures. Vous pouvez configurer des matrices de prix pour les items d'inventaire dans ce type de catégories.
Rendez-vous : Ce type de catégorie contient des travaux qui s'affichent dans la colonne "SERVICES" sur les estimations et les factures. Dans le Point de ventes, vous pouvez sélectionner les items d'inventaire dans cette catégorie et générer des rendez-vous et des bons de travail à partir de ces derniers.
Main-d'œuvre : Ce type de catégorie contient de la main-d'œuvre qui s'affiche dans la colonne "SERVICE" sur les estimations et les factures. Vous pouvez configurer des matrices de prix pour les items d'inventaire dans ce type de catégories.
Pneus : Ce type de catégorie contient des pneus qui s'affichent dans la colonne "PIÈCES" sur les estimations et les factures. Vous pouvez configurer des matrices de prix pour les items d'inventaire dans ce type de catégories. Il active également des options de configuration supplémentaires pour les pneus concernant les marques, les modèles, les grandeurs et d'autres caractéristiques propres aux pneus. De plus, vous pouvez lier des produits à ce type de catégorie.
Entreposage : Ce type de catégorie contient des produits d'entreposage. Dans le Point de ventes, ajouter des items de ce type de catégorie ouvre la fenêtre Entreposage des pneus. Vous pouvez également les sélectionner pour imprimer des étiquettes.
Recevables : Ce type de catégorie contient des comptes recevables de clients. Dans le Point de ventes, ajouter des items de ce type de catégorie (CR) ouvre la fenêtre Analyse des comptes recevables dans laquelle vous pouvez gérer les paiements.
Essence : Ce type de catégorie contient des produits d'essence. Il active les calculs spéciaux des taxes sur l'essence. Il contient également des produits pour lesquels vous entrez un montant total au lieu de quantités.
Rabais main-d'œuvre : Ce type de catégorie contient des rabais sur la main-d'œuvre qui s'affichent dans la colonne "SERVICE" sur les estimations et les factures. Les rabais apparaissent également au bas de la facture dans la section sous-total. Étant donné qu'ils ne sont pas inclus dans le calcul, vous devez entrer une quantité négative (-1).
Rabais sur pièces : Ce type de catégorie contient des rabais sur les pièces qui s'affichent dans la colonne "PIÈCES" sur les estimations et les factures. Les rabais apparaissent également au bas de la facture dans la section sous-total. Étant donné qu'ils ne sont pas inclus dans le calcul, vous devez entrer une quantité négative (-1).
Assurance : Ce type de catégorie contient des produits d'assurance. Lorsque vous les entrez dans le Point de ventes, le questionnaire d'incident apparait à l'écran pour vous permettre de répondre aux questions de l'assureur. Vous pouvez également ajouter des images aux factures.
Frais administratifs : Ce type de catégorie contient des frais administratifs. Il permet de les classifier pour la production des rapports. Il est donc important si vous optez pour un style de gestion comprenant des factures de frais administratifs.
Job interne : Ce type de catégorie contient des travaux internes. Il permet de les classifier pour la production des rapports. Il est donc important si vous utilisez l'Horodateur et que vos techniciens effectuent des travaux internes dans leurs temps libres.
Note : Ce type de catégorie contient des notes pour les factures. Les produits dans ce type de catégorie n'ont pas de prix de vente.

Gestion des produits

Avec GEM-CAR 14, les produits ne se limitent pas à l’inventaire physique. Ils peuvent également être des travaux ou des items utilisés pour des raisons comptables. Suivez les instructions dans les sous-sections ci-dessous pour créer, modifier ou supprimer des produits.

Fenêtre Gestion des codes de produits / jobs

Les produits sont gérés à partir de la fenêtre Gestion des codes de produits / jobs. Pour ouvrir cette fenêtre, à partir du Menu principal de GEM-CAR, rendez-vous à Inventaire > Gestion des codes de produits / Jobs.

Vous pouvez également ouvrir la fenêtre Gestion des codes de produits / jobs directement à partir du Point de ventes en sélectionnant le bouton loupe à côté du champ correspondant à la colonne No Item.

Créer de nouveaux produits

Pour créer de nouveaux produits, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez le bouton +.
Entrez un numéro dans le champ Catégorie. Si vous devez créer une nouvelle catégorie, voir Créer de nouvelles catégories
Entrez un numéro dans le champ No inventaire.
Entrez une description dans le champ Description.
Entrez le prix coutant et le prix vendant du produit dans les champs Coût. Inventaire et Prix de liste.
Ajustez les autres options au besoin.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Modifier des produits

Pour modifier des produits, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez un produit sur la liste.
Modifiez les informations dans les champs de configuration.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Supprimer des produits

Pour supprimer des produits, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez un produit sur la liste.
Sélectionnez le bouton -.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Lier des produits à des catégories

Vous pouvez lier des items d’inventaire à des catégories comme, par exemple, des droits spécifiques. Ainsi, chaque fois que vous ajoutez des items d’inventaire contenus dans cette catégorie à des estimations, l'item est également automatiquement ajouté. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sur la liste, sélectionnez l’item d’inventaire dépendant à être lié.
Sélectionnez la case Peut être lié.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.
Sélectionnez le bouton loupe à côté du champ Catégorie pour ouvrir la fenêtre Maintenance des catégories.
Sélectionnez une catégorie sur la liste.
Entrez le code de produit de l’item d’inventaire à lier dans le champ Produit lié ou retrouvez-le à l’aide du bouton loupe à côté de ce champ.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Lier deux produits ensemble

Vous pouvez lier un item d’inventaire à un autre comme, par exemple, des droits spécifiques. Ainsi, lorsque vous ajoutez l’item d’inventaire sur une estimation, l'autre item est également ajouté automatiquement. Ceci peut s’avérer utile lorsque deux items d’inventaire viennent toujours en paire. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sur la liste, sélectionnez l’item d’inventaire dépendant à être lié.
Sélectionnez la case Peut être lié.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.
Sur la liste, sélectionnez l’item d’inventaire auquel vous désirez lier l'autre item.
Entrez le code de produit de l’item d’inventaire à lier dans le champ Prod. lié vente ou retrouvez-le à l’aide du bouton loupe à côté de ce champ.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Lier des bons de travail à des travaux

Pour lier un bon de travail à code de travail, suivez les étapes ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez un code de travail sur la liste.
Sélectionnez le bon de travail à l'aide du menu déroulant.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Lier des travaux à des types de travaux

Pour lier des travaux à des types de travaux, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez les travaux sur la liste.
Sélectionnez le type de travail à l'aide du menu déroulant.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Produits d'essence

Pour créer des produits d'essence, suivez les instructions ci-dessous.

Créez une catégorie en utilisant le code 900 et le type de catégorie ESSENCE.
Créez des produits dans la catégorie ESSENCE
Sélectionnez Non taxable.
Entrez le prix de la pompe dans le champ Prix de liste.
Entrez la TCP et la TAF dans les champs du même nom.
Configurez les comptes de grand livre pour la TAF et la TCP.

Unités de mesure

Pour associer une unité de mesure à un item d'inventaire, sélectionnez l'unité à l'aide du menu déroulant. Depuis la version 14.0.1 de GEM-CAR, vous pouvez entrer de nouvelles unités dans le champ et elles seront ajoutées à la liste une fois les modifications sauvegardées.

Ajustement rapide

Lorsque vous désirez effectuer des ajustements de base pour des items d’inventaire, notamment pour changer leur quantité et/ou leur emplacement, suivez les étapes ci-dessous pour procéder à des ajustements d’inventaire rapides.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez un produit dans la liste à gauche.
Modifiez la localisation de l’inventaire à l’aide du menu déroulant Localisation d’inventaire.
Modifiez la quantité dans le champ Qté.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Ajustements

Suivez les étapes ci-dessous pour procéder à des ajustements d’inventaire.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez un produit dans la liste à gauche.
Sélectionnez le bouton Liste des transactions.
À partir de la fenêtre Liste des transactions, sélectionnez le bouton Ajustement.
À partir de la fenêtre Ajustement, entrez une quantité d’ajustement dans le champ Quantité. La quantité d’ajustement est additive, c’est-à-dire qu’elle doit s’additionner à la quantité actuelle afin de créer l’ajustement. Par exemple, pour une quantité actuelle de 1, si on veut ajuster l’inventaire à 0, on ajoute -1. À l’inverse, pour une quantité actuelle de -1, on ajoute 1.
Sélectionnez le nouvel emplacement à l’aide du menu déroulant Localisation.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Depuis la version 13.0.3 de GEM-CAR, vous pouvez activer l’option 123, pour simplifier la procédure. Ainsi, à l’étape 3, au lieu de sélectionner le bouton Liste des transactions, vous pouvez simplement cliquer dans les champs Qté pour accéder directement à la fenêtre d’Ajustement et continuer à l’étape 5.

Types de catégories et comptes de grand livre

La configuration des catégories constitue une étape essentielle, car ceci assure la cohérence entre les opérations et la comptabilité. De fait, les systèmes comptables nécessitent des codes de grand livre généraux pour les crédits et les débits tandis que les systèmes d’opérations comme GEM-CAR nécessitent un bon système de classification comme les catégories. GEM-CAR possède des types de catégories préconfigurées tels que les principaux décrits ci-dessous.

Pièces : Permet la catégorisation des pièces destinées à la vente.
Essence : Permet d’ajouter des totaux ou des unités vendues pour les items contenus dans cette catégorie. Permet également de détailler les taxes sur l’essence dans les notes pour ces items.
Entreposage : Permet d’utiliser plusieurs codes avec différents taux qui affichent automatiquement la fenêtre d’entreposage.
Job interne : Utile pour les utilisateurs de l’Horodateur intégré à GEM-CAR pour ajouter des travaux comme l’attente pour des pièces ou le nettoyage de l’atelier.

Tel que nous l’avons vu dans les sections précédentes, les comptes de grand livre peuvent être ajoutés à des catégories. Par défaut, GEM-CAR utilise ceux qui ont été configurés pour les catégories pour tous les items contenus dans ces catégories. Conséquemment, vous n’avez pas à configurer des comptes de grand livre pour tous ces items. Cependant, si vous le désirez, vous pouvez configurer des comptes de grand livre pour des items spécifiques. Ils auront alors préséance sur la catégorie et vous pourrez ainsi configurer des exceptions.

Retrouver des factures à l’aide des codes de produit

Vous pouvez retrouver des factures à l’aide des codes de produit. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez le code de produit sur la liste.
Sélectionnez le bouton Liste des transactions.
À partir de la fenêtre Liste des transactions, cherchez la transaction sur la liste et visualisez et/ou imprimez la facture en sélectionnant le bouton Pour afficher une facture, un achat ou une transaction.

Prix par niveau

GEM-CAR possède une fonctionnalité de liste de prix par niveau qui vous permet de configurer jusqu’à 9 niveaux d’escompte pour les items d’inventaire. Vous pouvez alors configurer une matrice de prix qui utilise des pourcentages pour calculer les escomptes pour chaque niveau prix dans la fenêtre Prix par niveau, 0 correspondant au prix sans escompte et 1 à 9 aux niveaux d’escompte configurés. Une fois que cette configuration a été effectuée, vous pouvez assigner les niveaux de prix aux clients sur une base individuelle. Cette configuration doit être effectuée pour chaque item de l’inventaire.

Pour configurer la matrice de prix pour des items d’inventaire, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez un item d’inventaire sur la liste.
Sélectionnez le bouton Prix de vente.
Entrez les pourcentages dans les champs correspondant à la colonne Pourcentage pour chaque niveau de prix dans la matrice.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Mémoire de pièces

Si vous ajoutez un travail sur une estimation pour lequel l'option Mémoire de pièces est activée, GEM-CAR gardera en mémoire les autres items d'inventaire. La prochaine fois que vous ajouterez ce travail sur une estimation pour ce même client, GEM-CAR vous demandera si vous souhaitez également ajouter les items d'inventaire mémorisés. Pour activer cette option, suivez les instructions ci-dessous. 1. Ajoutez ou modifiez un travail dans la catégorie Rendez-vous. 2. Sélectionnez Mémoire de pièces 3. Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

La mémoire des pièces est enregistrée après avoir facturé les clients et effectué la procédure de fin de journée.

Imprimer une liste d'étiquettes de codes-barres d'inventaire

Pour imprimer une liste d'étiquettes de codes-barres d'inventaire, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, sélectionnez le bouton Code-barres.
Sélectionnez les items d'inventaire que vous souhaitez inclure sur la liste. Pour tous les inclure, sélectionnez le X dans le coin supérieur droit de la liste. Lorsque tous les items sont sélectionnés, il deviendra O.
Sélectionnez le bouton Code-barres à nouveau.
Lorsque GEM-CAR le demande, entrez la ligne à laquelle l'impression commence et sélectionnez le crochet vert.
Lorsque GEM-CAR le demande, entrez la colonne à laquelle l'impression commence et sélectionnez le crochet vert.
Lorsque GEM-CAR le demande, entrez 1 pour inclure les prix des items sur la liste et sélectionnez le crochet vert. Autrement, entrez 2 pour les exclure.

Notes pour les items d'inventaire

Vous pouvez ajouter des notes aux items d'inventaire et, si vous le souhaitez, les afficher sur les bons de travail. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous.

Dans la fenêtre Gestion des codes de produits / Jobs, rendez-vous à l'onglet Mémo.
Entrez la note dans le champ.
Si vous souhaitez que la note s'affiche sur les bons de travail, sélectionnez Afficher sur le bon de travail.
Sélectionnez le bouton Disquette pour sauvegarder.

Sujet connexe

Maintenance des clients : Onglet Divers / Coordonnées