Gestion des rappels

Créer des rappels

Rappels de maintenance préventive

Créer des rappels

Lorsqu’une estimation est affichée à l’écran, suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des rappels préventifs et de maintenance.

À partir du Point de ventes, cliquez sur le bouton F8 - Rappel.
Doublecliquez sur le champ vide de la colonne Message et entrez un message.
Si le rappel n’est qu’une note, ne décochez pas la case de la colonne Note et laissez les champs des colonnes Date du rappel et KM/MLG vides.
Pour des rappels basés sur une date ou un kilométrage, cliquez sur le champ vide de la colonne Date du rappel et sélectionnez une date à l’aide du calendrier et/ou doublecliquez sur le champ vide de la colonne KM/MLG et entrez un kilométrage. La case Note se désélectionnera automatiquement.
Cliquez sur le bouton F12 - Quittez pour retourner au Point de ventes.

À l’étape 2, vous pouvez également cliquer sur le bouton loupe pour afficher la fenêtre Maintenance des messages, y sélectionner un message prédéfini et cliquer sur le bouton Quitter.

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Sauvegarder des rappels prédéfinis

À partir de la fenêtre Maintenance des messages, vous pouvez créer et sauvegarder de nouveaux rappels prédéfinis en suivant les étapes ci-dessous.

Cliquez sur le bouton +.
Entrer le message.
Si vous désirez que ce rappel prédéfini soit associé à un code de travail, entrer le code dans le champ Job associée ou retrouvez-le en cliquant sur le bouton loupe. Lorsqu’un code de travail est associé à un rappel prédéfini, chaque fois que vous inclurez ce code de travail à une estimation, le rappel sera ajouté automatiquement.
Cliquez sur le bouton de disquette pour sauvegarder.

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Rappels pour des estimations

Lorsqu’une estimation est affichée à l’écran, suivez les étapes ci-dessous pour en convertir une partie en une nouvelle estimation proposée et remise et créer un rappel.

À partir du Point de ventes, sélectionnez les travaux qui sont destinés à devenir une nouvelle estimation proposée et remise et tous les items qui leur sont liés.
Effectuez un clic droit sur la sélection et sélectionnez l’option Proposé et remis avec rappel.

Lorsque l’estimation à l’écran sera facturée, les items sélectionnés seront convertis en une nouvelle estimation proposée et remise et un rappel sera créé. À partir de la version 13.0.3 de GEM-CAR, nous avons ajouté l’option de créer le rappel avant que l’estimation en soit facturée. Ceci peut être fait en sélectionnant Créer un rappel au lieu de Proposé et remis avec rappel.

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Rappels pour des changements d’huile

Vous pouvez créer des rappels lorsque vous imprimez des étiquettes de changement d’huile. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

À partir du Point de ventes, cliquez sur le bouton Étiquettes pour changement d’huile.
Dans la fenêtre Changement d’huile, entrez l’information pertinente au changement d’huile.
Entrez le code correspondant au changement d’huile dans le champ Job Rappel ou retrouvez-le à l’aide du bouton loupe.
Imprimez l’étiquette de changement d’huile en cliquant sur le bouton Imprimer.
Un message de validation apparaitra pour vous informer si oui ou non une maintenance est déjà configurée pour le changement d’huile. Dans les deux cas, répondez Oui pour créer une nouvelle maintenance ou l’écraser.
De retour au Point de ventes, cliquez sur le bouton Rappels.
Dans la fenêtre Rappels du véhicule, cliquez sur le bouton Céduler les rappels d’entretien préventif.
Répondez Oui au message de validation pour ajouter le rappel sur la liste pour ce véhicule.

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Statut des rappels

Lorsque des rappels viennent à échéance, la fenêtre Rappels du client apparaitra après le chargement du profil du client dans le Point de ventes. Ceci se produira aussi longtemps que le statut du rappel restera En attente. Après avoir changé le statut d’un rappel, le chargement automatique de cette fenêtre cessera. Si le statut est changé avant la date d’échéance, aucun rappel ne sera envoyé au client.

Pour changer le statut d’un rappel, suivez les étapes ci-dessous.

Chargez le profil d’un client ayant un rappel avec le statut En attente dans le Point de vente ou cliquez sur le bouton Rappels.
À partir de la fenêtre Rappels du client, sélectionnez un rappel sur la liste.
Changez le statut à l’aide du menu déroulant.
Cliquez sur le bouton disquette pour sauvegarder la modification.

Vous constaterez également que les rappels apparaissent sous diverses couleurs dans la liste. En voici la légende :

noir : rappels qui correspondent à des travaux à venir ou à des estimations dont le statut est proposé et remis;
bleu : rappels préventifs ou de maintenance par date ou par kilométrage;
rouge : rappels dont la date est venue à échéance, peu importe le type de rappel et l’étape; et
vert : rappels qui ont été complétés.

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Imprimer des rappels

Lorsqu’une estimation ou une facture pour un client est affichée à l’écran dans le Point de ventes, suivez les étapes suivantes pour imprimer des rappels.

À partir du Point de ventes, cliquez sur le bouton Rappels.
À partir de la fenêtre Rappel du véhicule, sélectionnez les rappels.
Cliquez sur le bouton Imprimer.
La fenêtre d’aperçu avant impression apparaitra. Cliquez sur le bouton imprimer dans le coin supérieur gauche pour imprimer les rappels.

Statut des rappels

Une fois qu'un rappel a été imprimé, son statut changera pour Imprimé.

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Envoyer des rappels par courriel

L’envoi de rappels par courriel n’est pas automatique et doit être exécuté manuellement. Avant d’envoyer les courriels, une adresse de courriel doit avoir été configurée dans le profil du client et GEM-CAR doit être configuré pour envoyer des courriels. Une fois que ceci est fait, lorsqu’une estimation ou une facture pour un client est affichée à l’écran dans le Point de ventes, suivez les étapes suivantes pour envoyer des rappels par courriel.

À partir du Point de ventes, cliquez sur le bouton Rappels.
À partir de la fenêtre Rappel du véhicule, sélectionnez les rappels.
Cliquez sur le bouton @.
À partir de la fenêtre Choix d’impression, sélectionnez les contacts. Vous pouvez ajouter des contacts en cochant la case de contact vide et en doublecliquant sur les champs pour ajouter un nom et une adresse. Les nouveaux contacts seront sauvegardés dans le profil du client.
Cliquez sur le bouton @ pour envoyer le courriel.

Rappels automatiques par courriel

Le taux de conversion des rappels envoyés par courriel en rendez-vous s’avère inférieur à 10 $ alors qu’il peut atteindre jusqu’à 83 % avec l’envoi de lettres de rappel signées avec un suivi téléphonique. C’est pourquoi GEM-CAR n’offre pas cette option.

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Envoyer des rappels pour tous les clients

Vous pouvez imprimer ou envoyer par courriel tous les rappels pour tous les clients. Pour l’envoi par messagerie électronique, GEM-CAR doit être proprement configuré pour envoyer des courriels. Il enverra les rappels aux clients pour lesquels une adresse de courriel a été configurée dans le profil du client. Suivez les étapes ci-dessous pour procéder à l’opération.

À partir du Menu principal de GEM-CAR, allez à Rapports > Clients.
À partir de la fenêtre Rapports, sélectionnez Rapports de rappels sur la liste de la section Rapports disponibles.
Choisissez une période à l'aide des champs Rappels pour le mois, Date de et Date à.
Sélectionnez une option de tri de la section Trier par.
Sélectionnez les statuts des rappels qui seront inclus dans la liste en cochant des options dans la section Afficher les rappels.
Si vous désirez que les rappels soient compatibles avec des enveloppes à double fenêtres, sélectionnez l'option Double fenêtre de la section Impression.
Dans la section Clients avec, sélectionnez Avec email, Sans email ou Tous.
Cliquez sur le bouton imprimer.

Statut des rappels

Une fois qu'un rappel a été imprimé, son statut changera pour Imprimé.

Voici les différents effets qu’a la sélection dans la section Client avec :

Avec email : GEM-CAR enverra les rappels aux adresses de courriel configurées dans les profils des clients. L’adresse par défaut sera utilisée. Aucun rappel ne sera imprimé.
Sans email : GEM-CAR imprimera tous les rappels pour les clients pour lesquels aucune adresse de courriel ne figure dans le profil du client. Aucun courriel ne sera envoyé.
Tous : GEM-CAR enverra les rappels aux adresses de courriel configurées dans les profils des clients. L’adresse par défaut sera utilisée. Il imprimera également tous les rappels pour les clients pour lesquels aucune adresse de courriel ne figure dans le profil du client.

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Envoyer tous les rappels par courriel

Après avoir cliqué sur le bouton imprimer à partir de la fenêtre Rapports, si vous avez sélectionné Avec email dans la section Clients avec, une fenêtre apparaitra dans laquelle vous pouvez entrer le titre et le message pour les courriels à envoyer. Cliquez ensuite sur le bouton Confirmer l’envoi des rappels par courriel pour envoyer les courriels. Les rappels seront joints aux courriels en tant que fichiers PDF.

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Imprimer tous les rappels

Après avoir cliqué sur le bouton imprimer à partir de la fenêtre Rapports, si vous avez sélectionné Sans email ou Tous, la fenêtre d’aperçu avant impression apparaitra. Cliquez sur le bouton imprimer dans le coin supérieur gauche pour imprimer les rappels.

Générer une liste de rappels à venir

Vous pouvez générer une liste de tous les rappels à venir pour tous les clients. Suivez les étapes ci-dessus de la section Envoyer des rappels pour tous les clients pour procéder à cette opération. Cependant, à l’étape 8, cliquez sur le bouton Liste rappels au lieu de cliquer sur le bouton imprimer. Ceci génèrera une liste que vous pourrez imprimer ou sauvegarder sur l’ordinateur.

Les rappels n’apparaissent pas sur la liste des rappels à venir

Si des rappels n’apparaissent pas sur la liste des rappels à venir, ceci peut être dû au fait qu’une date n’a pas été configurée ou que la fin de journée n’a pas encore été effectuée.

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Statistiques des rappels

Vous pouvez générer une liste de statistiques pour les rappels que vous envoyez aux clients. Ceci peut s'avérer utile pour mesurer l'efficacité de vos rappels. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

À partir du Menu principal de GEM-CAR, allez à Rapports > Clients.
À partir de la fenêtre Rapports, sélectionnez Rapports de rappels sur la liste de la section Rapports disponibles.
Sélectionnez Imprimer les statistiques des rappels.
Choisissez une période à l'aide des champs Du et au.
Cliquez sur le bouton imprimer.

Mot-clés : #relance

Sujets connexes