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Transactions avec les fournisseurs

Configuration des méthodes de paiement pour les fournisseurs

Pour éviter des problèmes en cas d'erreur, consultez votre comptable et effectuez une sauvegarde de vos données avant d'effectuer cette configuration.

Avant d’effectuer des paiements aux fournisseurs, suivez les étapes ci-dessous pour configurer les méthodes de paiement.

  1. À partir du *Menu principal de GEM-CAR, allez à Comptabilité > Charte de compte*.
  2. Dans la fenêtre Maintenance de la charte, cliquez sur le bouton +.
  3. Entrez numéro de compte du grand livre dans le champ NO.G/L. Pour faciliter la vérification comptable, nous vous suggérons d'utiliser des numéros à 3 ou 4 chiffres (dans les 100 et 1000). Verifiez cette information avec votre comptable.
  4. Entrez la description de la méthode de paiement dans le champ Description.
  5. Cochez la case Banque. Ceci rendra cette méthode de paiement disponible lorsque vous effectuerez des paiements ou émettrez des chèques à un fournisseur.
  6. Cliquez sur le bouton disquette pour sauvegarder.

Une fois qu’une méthode de paiement a été crée, vous pouvez cliquer sur son nom dans la liste des comptes de grand livre, modifier les informations, si nécessaire, et cliquer sur le bouton disquette pour sauvegarder les modifications. Vous constaterez également que deux nouveaux champs apparaitront, soit Prochain # de chèque et Prochain # de dépôt, dans lesquels vous pouvez entrer le prochain numéro de chèque ou de dépôt qui sera créé lorsque vous effectuerez le prochain paiement.

Effectuer des paiements à des fournisseurs ou imprimer des chèques

Paiement complet

Pour effectuer des paiements complets à des fournisseurs ou imprimer des chèques, suivez les étapes ci-dessous.

  1. À partir du Menu principal de GEM-CAR, allez à Fournisseurs > Inscription des paiements ou cliquez sur le bouton $ de la fenêtre Entrée des factures.
  2. À partir de la fenêtre Inscription des paiements, entrez le numéro du fournisseur dans le champ No fournisseur ou cherchez-le en cliquant sur le bouton loupe.
  3. Dans la liste des factures, sélectionnez les factures à payer en cochant les cases à gauche.
  4. Cliquez sur le bouton Accepter.
  5. À partir de la fenêtre Imprimer un chèque, sélectionnez une méthode de paiement et l’institution financière à l’aide du menu déroulant Banque.
  6. Entrez la date dans le champ Date.
  7. Conservez ou changez le numéro de chèque dans le champ Numéro.
  8. Cliquez sur le bouton Accepter (crochet vert) pour imprimer le chèque ou effectuer un paiement électronique.

Paiements partiels

Pour effectuer des paiements partiels, pour chaque facture sur la liste, vous pouvez écraser les montants de la colonne À payer en doublecliquant sur ces derniers et en entrant le montant partiel à payer. Les montants totaux à payer et les soldes impayés seront alors ajustés en conséquence.

Escomptes

Pour appliquer des escomptes, pour chaque facture sur la liste, vous pouvez doublecliquer et entrer des montants dans la colonne Escompte. Vous pouvez également appliquer des escomptes à l’aide d’un pourcentage. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Sélectionnez toutes les factures dans la liste pour lesquelles vous désirez appliquer le même pourcentage d’escompte.

  2. Entrez le pourcentage d’escompte dans le champ % Escompte.

  3. Si l’escompte s’applique sur le montant avant les taxes applicables, sélectionnez l’option Avant taxes.

  4. Si l’escompte s’applique sur le montant après les taxes applicables, sélectionnez l’option Complète.

  5. Cliquez sur le bouton Générer l’escompte.

Paiements partiels et escomptes pour les versions 13.0.1 et antérieures

Avec GEM-CAR version 13.0.2, nous avons corrigé un problème qui rendait l'application d'escomptes sur des paiements partiels impossible. Avec les versions 13.0.1 et antérieures, vous deviez alors émettre deux chèques lorsque vous désiriez effectuer des paiements partiels et appliquer des escomptes :

  • un premier chèque pour les paiements partiels sans escompte; et
  • un second chèque pour les paiements complets avec escompte.

Pour émettre ces deux chèques, vous pouvez vous référer aux procédures détaillées sur les paiements complets et partiels et sur l'application d'escomptes des sections précédentes.

Option Sélectionnez le mois

Vous pouvez sélectionner toutes les factures correspondant à un mois donné en inscrivant le mois et l’année et en appuyant sur le bouton Sélectionner le mois. GEM-CAR sélectionnera alors toutes les factures pour vous.

Payer des factures à des fournisseurs avec le tiroir-caisse

Vous pouvez créer une catégorie et des produits pour payer des factures à des fournisseurs avec le tiroir-caisse. Ces items pourraient être des timbres ou des restaurants, par exemple. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Vérifiez que le tiroir-caisse est activé et, s’il ne l’est pas, activez-le.
  2. Suivez ces grandes lignes pour créer une catégorie et des produits destinés au tiroir-caisse dans votre inventaire: numéro de catégorie suggéré : 060; type de catégorie suggéré : Notes; et description de catégorie suggérée : ITEMS HORS INVENTAIRE.
  3. Effectuez un paiement rapide avec la petite caisse en utilisant l’un de ces produits pour les items hors inventaire.

Effectuer un paiement rapide d’une facture

Une fois qu’une commande a été envoyée à un compte payable, une nouvelle fonctionnalité de GEM-CAR version 13.0.3 vous permet d’effectuer un paiement rapide à un fournisseur à partir de la fenêtre Réception de pièces avec facture. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

  1. À partir du Point de ventes, faites un clic droit sur le bouton Achats et sélectionnez Afficher la fenêtre de réception.
  2. À partir de la fenêtre Réception de pièces avec facture, cliquez sur le bouton loupe à côté du champ Référence (BL ou No Fact.) et retrouvez la facture à payer.
  3. Une fois que la facture s’affiche à l’écran, cliquez sur le bouton Paiements.
  4. La fenêtre Inscription de paiement apparaitra et toutes les factures seront automatiquement sélectionnées. Appliquez un escompte, si applicable, et cliquez sur le bouton Accepter pour conclure la transaction.

Paiement rapide avec la petite caisse

Si vous le désirez, lorsque vous effectuez des paiements rapides à des fournisseurs, vous pouvez utiliser la petite caisse au lieu de comptes à recevoir. Pour ce faire, à l'étape 3 du tutoriel ci-dessus, cliquez sur le bouton Petite caisse.

Si la petite caisse n'a pas été activée et configurée, le bouton Petite caisse ne sera pas disponible.

Réimprimer des chèques

Si vous devez réimprimer des chèques, suivez les étapes ci-dessous.

  1. À partir du Menu principal de GEM-CAR, allez à Fournisseurs > Réimprimer un chèque.
  2. Dans la fenêtre Imprimer un chèque, entrez le numéro du chèque dans le champ Numéro.
  3. Cliquez sur le bouton Accepter (crochet vert) pour imprimer le chèque.

Retrouver le numéro d’un chèque

Vous pouvez retrouver le numéro d’un chèque dans la fenêtre Entrée des factures accessible via Fournisseurs > Entrée des factures.

Annuler des chèques

Si vous devez annuler des chèques, suivez les étapes ci-dessous.

  1. À partir du Menu principal de GEM-CAR, allez à Fournisseurs > Annuler un chèque.
  2. Dans la fenêtre Annuler un chèque, entrez le numéro du chèque dans le champ Numéro.
  3. Cliquez sur le bouton Accepter (crochet vert) pour imprimer le chèque.

Retrouver le numéro d’un chèque

Vous pouvez retrouver le numéro d’un chèque dans la fenêtre Entrée des factures accessible via Fournisseurs > Entrée des factures.