Rappels

Pourquoi envoyer des rappels?

Lors de l’envoi de rappels sous forme de lettres signées avec un suivi téléphonique, le taux de conversion des rappels en rendez-vous peut atteindre jusqu’à 83 %. Avec un montant moyen de facturation de 300 $ et 100 lettres de rappel, ceci représente une augmentation de revenu de 24 000 $! De fait, les résultats d’une étude basée sur 50 ateliers de réparation d’automobiles utilisant GEM-CAR ont démontré que le taux de conversion des rappels pour des raisons de sécurité pouvait atteindre 83 %. Les clients qui ont reçu les lettres de rappel et n’ont pas répondu dans un délai de 3 semaines ont reçu une lettre de rappel de courtoisie.

Note

Si vous envoyez des rappels pour des changements d’huile, le taux de conversion peut baisser entre 10 et 20 %.

Au départ, envoyer des rappels aux clients peut être gênant. Cette réaction est normale, car vous pourriez penser que vos clients ont horreur des rappels et de la sollicitation en général. Dans les faits, les rappels ne sont pas nécessairement des sollicitations et certains clients qui ont des vies chargées seront reconnaissants qu’on leur rafraichisse la mémoire. Voici l’approche douce que nous privilégions et qui est généralement bien acceptée par les clients.

Lors de changements d’huile ou de pneus ou d’inspections, demandez à vos techniciens de prendre en note les travaux qui pourraient être effectués sur les véhicules.
Lorsque vos clients se présentent pour payer leur facture, expliquez-leur les travaux qui pourraient être effectués pour garder leur véhicule en bon état tout en leur faisant comprendre que vous vous souciez de leur sécurité.
Ensuite, invitez-les à prendre rendez-vous pour les problèmes en question. Environ le quart des clients acceptera tout de suite.
En cas de refus, informez les clients que ces suggestions se trouvent en commentaire sur leur facture et qu’un rappel leur sera envoyé en temps et lieu. Lorsqu’ils ne sont pas d’accord, ils vous le diront sur le champ et n’insistez pas.

Par conséquent, assurez-vous d’activer l’option 39 dans les paramètres de GEM-CAR pour être averti lors de la facturation de clients pour lesquels aucune adresse ne figure dans le profile du client. Sinon, vous pourriez manquer l’occasion de leur envoyer des rappels.

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Types de rappels

Rappels sur des factures

Ces rappels sont liés à des factures. Lorsqu’ils effectuent des travaux, vos techniciens peuvent faire des inspections et suggérer des travaux futurs. Ces suggestions peuvent être ajoutées en tant que rappels sur les factures des clients et les lettres de rappel qui suivront, près de la date d’échéance, incluront des références aux dates des rendez-vous, aux véhicules et aux numéros de facture pour lesquels les véhicules ont été inspectés.

Exemple

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Rappels pour des estimations

Si, après avoir proposé des estimations, les clients décident de ne pas aller de l’avant avec les réparations ou les maintenances, les estimations peuvent être transférées vers une étape proposé et remis et des rappels peuvent leur être attachés. Ce type de rappel n’a aucun lien avec des factures et est utilisé pour effectuer des suivis sur des estimations.

Astuce

Ajoutez les numéros des estimations et des messages faciles à comprendre pour les clients, comme, par exemple : Les freins devraient être changés d’ici 3 mois ou dans 5 000 km.

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Rappels de maintenance préventive

Ces rappels peuvent être configurés pour assurer des suivis sur les maintenances préventives des constructeurs des véhicules. Les lettres de rappel envoyées près de la date d’échéance incluent les codes de travail et des descriptions des travaux de maintenance préventive. Les dates ou le kilométrage sont définis par GEM-CAR selon les instructions des constructeurs des véhicules.

Exemple

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