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Module de SMS

Configuration

Activation

Le nouveau module de SMS doit être activé dans les paramètres de GEM-CAR avant son utilisation. Avant l’activation, votre numéro d’organisation V2V doit avoir été configuré dans la fenêtre Gestion de la compagnie. Suivez les étapes ci-dessous pour activer le nouveau module de SMS.

  1. À partir du Menu principal de GEM-CAR, allez à Configuration > Informations générales.
  2. Cliquez sur l’onglet Options.
  3. Dans la liste des options, cochez l’option 124 - Utiliser le module .NET pour l’envoi de SMS pour activer le nouveau module de SMS.
  4. Cliquez sur le bouton disquette pour sauvegarder les modifications.

Le rapport Journal d’envoi des SMS accessible via Rapports > Clients ne sera plus disponible avec le nouveau module de SMS. Cependant, vous pouvez continuer d’afficher des rapports pour les SMS envoyés avec l’ancien module.

Activer les SMS envoyés aux clients

Une fois que le module de SMS a été activé, vous devez indiquer à GEM-CAR quels clients vous ont autorisé à leur envoyer des SMS. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Accédez à la fenêtre Maintenance des clients.
  2. Cherchez et sélectionnez le client sur la liste.
  3. Sélectionnez l’onglet Identification.
  4. Cochez la case Accepte les communications par SMS.
  5. Cliquez sur le bouton disquette pour sauvegarder.

Configuration du pays et de la province dans la fenêtre Gestion de la compagnie

Pour envoyer des SMS, vous devez configurer le pays et la province dans la fenêtre Gestion de la compagnie. Sinon, l’envoi de SMS échouera et un message d’erreur s’affichera à l’écran.

  1. Accédez à la fenêtre Gestion de la compagnie.
  2. Sélectionnez le pays dans lequel votre compagnie est située à l’aide du menu déroulant Pays.
  3. Sélectionnez la province dans laquelle votre compagnie est située à l’aide du menu déroulant Province.
  4. Cliquez sur le bouton disquette pour sauvegarder les modifications.

Consentement

Les lois du Canada et des États-Unis diffèrent concernant le consentement à recevoir des SMS à des fins commerciales. La gestion de ces différences et des diverses règles peut s’avérer compliquée, mais, heureusement, elles ont un terrain commun qui reste tout de même simple. Conséquemment, pour vous conformer aux les lois antipollupostage, la meilleure méthode est d’obtenir le consentement explicite de la part de vos clients avant d’activer les SMS pour ces derniers dans GEM-CAR, et par le fait même leur envoyer des SMS. Cette pratique est conforme à la fois aux lois canadienne et américaine et est également la plus simple à gérer.

Le consentement explicite est un document physique signé ou il peut également être obtenu par voie électronique. Les clients doivent clairement exprimer leur accord pour recevoir des SMS de la part de votre compagnie pour des confirmations, des rendez-vous, des statuts de réparation des promotions ou pour toute autre information que vous désirez partager avec eux par SMS. Ceci peut être fait par l’ajout d’un message de consentement sur les factures que vous ferez comprendre et signer aux clients. Vous devez également être très prudents en gardant des registres clairs sur le consentement de vous clients et, en cas de doute, vous ne devriez pas prendre pour acquis que vous avez obtenu leur consentement.

La législation canadienne permet également le consentement implicite et le consentement explicite oral sous certaines conditions. Cependant, ces conditions sont complexes et difficiles à gérer. Pour cette raison, nous vous recommandons fortement d’utiliser le consentement explicite écrit. Pour de plus amples informations concernant les lois canadienne et américaine concernant l’envoi de SMS commerciaux, veuillez consulter les liens ci-dessous.

Flux de travail SMS

Premier SMS

Un SMS de désistement sera envoyé aux clients lors de l’envoi du premier message. Il leur offrira de se désinscrire et de ne plus recevoir de messages en répondant STOP. Si les clients se désinscrivent, ils ne recevront plus de SMS envoyés à partir de GEM-CAR ou GEM-CRM. Ceci signifie que, si des clients font affaire avec plus d’un atelier qui utilise GEM-CAR ou GEM-CRM, le fait de se désinscrire affectera les messages envoyés par tous les ateliers. En d’autres termes, ceci ne peut pas s’appliquer à un seul atelier.

Réponses

GEM-CAR

Lorsque les clients répondent à vos SMS, votre atelier recevra les messages par courriel. Ne répondez pas aux courriels, car les clients ne recevront pas les réponses. Utilisez plutôt la fonction intégrée de SMS de GEM-CAR pour répondre aux messages.

GEM-CRM

Lorsque les clients répondent à vos SMS, votre atelier peut recevoir les messages par courriel et/ou à un numéro de téléphone cellulaire que vous avez choisi, selon les paramètres de GEM-CRM. Ne répondez pas aux courriels, car les clients ne recevront pas les réponses. Également, ne répondez pas en utilisant votre téléphone cellulaire personnel, car ils recevraient les réponses à partir de ce numéro de téléphone. Utilisez plutôt la fonction intégrée de SMS de GEM-CAR pour répondre aux messages.

Statuts des messages SMS

Toutes les requêtes de messages SMS ont un statut qui décrit l'état du message. Ces statuts se retrouvent notamment sur les rapports de SMS. Vous trouverez ci-dessous les différents statuts des messages ainsi que leurs descriptions.

Statuts de progression des messages sortants

Lorsque vous envoyez des messages, ils peuvent avoir l'un des statuts ci-dessous.

  • Accepté : Nous avons reçu la requête de création de votre message et il a été accepté par notre fournisseur de messagerie.
  • Planifié : L'envoi de votre message a été planifié. Tous les nouveaux messages envoyés sont créés avec le statut Planifié. Lorsqu'ils sont prêts à être envoyés, ils sont placés dans la file d'attente.
  • Dans la file d'attente : Votre message est dans la file d'attente et sera prochainement envoyé. Le délai peut varier selon le taux d'occupation du service.
  • En cours d'envoi : Nous sommes en train d'envoyer votre message. Ce statut est normalement présent seulement pour une courte période.
  • Envoyé : Nous avons reçu une confirmation de la part de notre partenaire supernet nous avisant qu'il a accepté votre message.

Statuts de livraison des messages finalisés

Après qu'un message ait été envoyé, il peut avoir l'un des statuts finaux ci-dessous.

  • Envoyé : Nous n'avons pas reçu d'information de livraison à jour concernant votre message. Normalement, un statut Envoyé est remplacé par un statut Livré ou Non livré en quelques secondes ou quelques minutes. Si un message est plus ancien que 72 heures, il est peu probable qu'il reçoive d'autres statuts, mais nous mettrons à jour le registre si nous en recevons un.
  • Livré : Nous avons reçu la confirmation que votre message a été livré de la part du fournisseur de messagerie et, lorsque l'information est disponible, de la part de téléphone de destination.
  • Non livré : Nous avons reçu un bon de livraison indiquant que votre message n'a pas été livré. Ceci peut arriver pour plusieurs raisons, notamment le filtrage par le fournisseur de messagerie ou la disponibilité du téléphone de destination.
  • Échec : Votre message n'a pas pu être envoyé. Ceci peut arriver pour plusieurs raisons.

Nous facturons pour toutes les tentatives de livraison de message, peu importe si elles sont réussies ou non.

Statuts des messages entrants

Après qu'un message ait été reçu, il peut avoir l'un des statuts suivants.

  • En cours de réception : Nous sommes en train de recevoir le message. Ce statut est normalement présent seulement pour une courte période.
  • Reçu : Le message entrant a été traité et nous l'avons livré à votre numéro de téléphone.

Files d’attente des SMS

Pour se conformer aux restrictions imposées par les fournisseurs de téléphonie cellulaire afin de prévenir le pollupostage, tous les SMS ne peuvent pas être envoyés au même moment. Pour cette raison, nous utilisons des files d’attente. Les messages sont normalement envoyés rapidement, mais, à l’occasion, si un très grand nombre de SMS est envoyé au même moment, il est possible que ceci cause des délais.

Nous utilisons présentement deux (2) files d’attente pour envoyer les SMS et ils peuvent être envoyés à partir de huit (8) numéros de téléphone différents.

  • La file d’attente promotionnelle est utilisée à des fins de promotion comme le marketing et la publicité et n’est utilisée que par GEM-CRM. Elle utilise les deux (2) numéros de téléphone canadiens suivants :
    • (438) 601-3549
    • (438) 601-3643
  • La file d’attente transactionnelle est utilisée a des fins d’affaires comme des informations ou des rappels pour des rendez-vous et est utilisée autant par GEM-CRM que par GEM-CAR. Elle utilise les six (6) numéros de téléphone canadiens suivants :
    • (438) 601-3562
    • (438) 601-3492
    • (438) 601-1668
    • (438) 601-1575
    • (438) 601-4488
    • (438) 601-3998

Segmentation et tarification

La tarification est basée sur un principe de segmentation et non pas sur le nombre de messages envoyés. Chaque segment constitue jusqu’à :

  • 153 caractères réguliers; ou
  • 67 caractères si un message contient des caractères Unicode comme des accents ou des émojis.

Donc, envoyer un message qui contient 200 caractères réguliers constitue deux segments tandis qu’un message qui n’en contient que 150, mais inclut des caractères Unicode, constitue trois segments.

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